Geplaatst op 25-9-2020 door ProOffice
Digitaal archief
Heb jij de ruimte in je kantoor nodig en wil je geen onnodig archief meer hebben in ruimtevretende kasten? Overweeg dan een digitaal archief. Digitaal archiveren gaat verder dan alleen het inscannen van documenten naar een map op je computer of naar de e-mail. Een digitaal archief moet voldoen aan een aantal kenmerken:
- Een document moet snel kunnen worden teruggevonden
- Er moet een duidelijke structuur in de mappen zijn
- Het bestandsformaat moet leesbaar worden ingescand (OCR scannen)
- Het bestand moet aan voorwaarden voldoen om 7 of 10 jaar digitaal gearchiveerd te mogen worden (PDF/A)
- De dossiers moeten opgeslagen worden op een beveiligd netwerk waarbij je uitsluitend kunt inloggen met een wachtwoord
- Om aan de AVG wetgeving te voldoen moet duidelijk zijn welke gebruiker bepaalde documenten heeft ingescand en toegang heeft tot bepaalde mappen. Het kunnen tonen van een scanlog per gebruiker is hierin belangrijk.
Digitaal archiveren wordt steeds meer gebruikelijk. Er worden tegenwoordig steeds meer documenten digitaal aangeleverd en papieren documenten kunnen met iedere pdf-scanner digitaal gemaakt worden. Standaard programma’s zoals Microsoft Office 365 bieden standaard al 5Tb aan digitale opslagruimte voor back-up of opslag.
Multifunctioneel kopieerapparaat
Een belangrijke rol in het digitale kantoor is er voor het kopieerapparaat. Iedere kopieermachine biedt de mogelijkheid om een PDF te scannen. Voor een effectief digitaal archief is extra OCR scan software nodig.
De OCR scan software biedt de mogelijkheid om rechtstreeks vanaf de kopieermachine te scannen. Je bespaart tijd door direct de juiste locatie, bestandsformaat en bestandsnaam kunt kiezen. Vanaf de multifunctional blader je naar de juiste map of maak je een nieuwe map aan. In een digitaal kantoor is de snelheid van het archiveren én het kunnen terugvinden een groot voordeel. Daarbij komt ook nog de ruimtebesparing en het niet hoeven investeren in archiefkasten.
Bekijk het filmpje over hoe je gemakkelijk met OCR scannen documenten digitaal maakt, direct in de juiste map opslaat en de juiste bestandsnaam geeft.
Wil je meer weten over digitaal archiveren? Neem contact met ons op via nummer 085-0160140 of via het contactformulier.
