Welke archiveringsproducten heb je nodig?
De beste manier van archiveren hangt af van het aantal documenten, hoe vaak je dossiers raadpleegt en hoeveel ruimte je beschikbaar hebt. Waar de ene organisatie voldoende heeft aan enkele ordners in een kast, heeft een andere organisatie behoefte aan een uitgebreid archiefsysteem met hangmappen, dossiermappen en archiefdozen. Door vooraf te bepalen hoe je documenten worden gebruikt en teruggevonden, kies je eenvoudiger de juiste archiveringsproducten.
Voor dagelijks gebruikte documenten
Documenten die regelmatig worden geraadpleegd kun je het beste overzichtelijk en direct toegankelijk bewaren. Ordners zijn ideaal voor administratie, contracten en projectdossiers die je vaak nodig hebt. Gebruik daarbij tabbladen om documenten logisch te verdelen en sneller terug te vinden. Voor losse documenten bieden showtassen extra bescherming tegen beschadiging en vervuiling.
Voor dossiers en projectadministratie
Werk je met klantdossiers, personeelsdossiers of projectdocumentatie? Dan zijn documentenmappen, dossiermappen en snelhechters een praktische keuze. Hiermee houd je documenten per onderwerp of klant bij elkaar, terwijl nieuwe stukken eenvoudig kunnen worden toegevoegd. Voor grotere hoeveelheden documenten bieden hangmappen extra overzicht doordat dossiers direct zichtbaar en alfabetisch of numeriek geordend kunnen worden.
Voor langdurige opslag en archivering
Documenten die je moet bewaren voor wettelijke bewaartermijnen of die slechts incidenteel worden geraadpleegd, kunnen efficiënt worden opgeslagen in archiefdozen of een stevige archiefbox. Deze producten beschermen documenten tegen stof, licht en beschadiging en zorgen ervoor dat archieven compact kunnen worden opgeborgen in een kast of archiefruimte. Door archiefdozen duidelijk te voorzien van labels blijft ook een omvangrijk archief overzichtelijk.
Onderweg of tijdelijk documenten bewaren
Voor documenten die nog in behandeling zijn of regelmatig worden meegenomen, zijn harmonicamappen een handige oplossing. Dankzij de verschillende vakken kunnen documenten direct worden gesorteerd op onderwerp, klant of project. Hierdoor blijven belangrijke papieren georganiseerd zonder dat ze direct in het definitieve archief hoeven te worden opgenomen.
Een archiefsysteem opzetten dat werkt
Een goed archief begint niet bij de producten, maar bij een duidelijke structuur. Bepaal vooraf hoe documenten worden ingedeeld, welke informatie snel teruggevonden moet kunnen worden en welke documenten langdurig moeten worden bewaard. Door vervolgens de juiste combinatie van ordners, mappen, hangmappen en archiefdozen te kiezen, ontstaat een archiefsysteem dat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Wil je stap voor stap leren hoe je een efficiënt archief opzet? Lees dan ons blogartikel Hoe richt je een archief in?. Hierin leggen we uit hoe je documenten structureert, bewaartermijnen beheert en een archief creëert dat jarenlang overzichtelijk blijft.
Wil je meer weten over archiveren of producten die jou kunnen helpen? Neem dan contact op via het nummer 085-0160140 of via het contactformulier.
