Om goed overzicht te houden is het op de juiste manier archiveren van documenten een belangrijke taak. Vaak denkt men bij het woord archief aan stoffige ruimtes waar documenten in opbergrekken of archiefkasten staan. In dit blog leggen wij uit hoe jij kan voorkomen dat jij documenten kwijtraakt door ze op een slimme en handige manier te archiveren.
Archiveren van documenten
Het archiveren van documenten kan zowel fysiek als digitaal. In dit blog leggen wij de fysieke manier van archiveren uit. Het digitaal archiveren leggen wij jou in een ander blog uit. Wat handig werkt voor jouw bedrijf kun je bepalen met de onderstaande tips voor archiveren.
De basis van een archief is de archiefkast. Dit kan een dossierkast, hangmappenkast of een roldeurkast met een hangmappenframe zijn.
Dossierkast
Je ziet ze vaak in films die in kantoren afspelen. Rijen dossierkasten waarin dossiers in hangmappen worden bewaard. In advocaten- en notariskantoren worden deze archiefkasten veel gebruikt om dossiers te bewaren. Een hangmappenkast is leverbaar met 2, 3 of 4 of zelfs 5 hangmappenladen. Een dossierkast is makkelijk tegen de muur te plaatsen in een kantoor of archiefruimte.
Roldeurkast
Een roldeurkast is een praktische oplossing in een kantoor waar naast een archief in hangmappen ook ordners gebruikt worden. Deze kunnen samen in een archiefkast of in meerdere archiefkasten. Een handige en efficiënte manier voor het bewaren van dossiers die actief gebruikt worden, is een hangmappenframe in een roldeurkast. In het hangmappenframe kun je, afhankelijk van de dikte van de hangmappen, tot wel 150 hangmappen kwijt. Door het frame uit de kast te trekken, zie je in één oogopslag de ruiters voor hangmappen en kun je snel je dossier vinden. In een roldeurkast kunnen meerdere hangmappenframes geplaatst worden. Met een vergrendeling kunnen ze veilig gebruikt worden met elkaar. Een archiefkast met een hangmappenframe en legplanken is een efficiënte manier om documenten samen met andere kantoorspullen en ordners in een kantoor te bewaren.
Laterale hangmappen
Nagenoeg ieder legbord in een roldeurkast heeft opstaande randen aan de onderzijde. Dat is bedoeld voor een lateraal hangmappensysteem. Het voordeel van laterale hangmappen is dat deze met de ruiter en de opening naar voren opgehangen worden. Zo zie je in één oogopslag de naam van het dossier en heb je hem snel gevonden. Het nadeel is dat het gehele frame niet uitneembaar is en het terugplaatsen iets lastiger is dan bij een hangmappenframe.
Archiefrek
Dossiers die afgehandeld zijn, maar bewaard moeten worden voor naslagwerk of voor de 7 of 10 jaar verplichte inzage door de belastingdienst, kunnen bewaard worden in archiefrekken.
Een archiefrek is een goedkope en praktische oplossing voor het bewaren van een archief voor langere tijd. Een opbergrek kan eindeloos aan elkaar gekoppeld worden en is van een metalen frame gemaakt met een legbord. Het archief wordt in archiefdozen of archiefboxen in een opbergrek bewaard, zonder kwaliteitsverlies van de documenten die er in zitten. Een andere handige functie van een archiefbox of archiefdoos is dat ze gemakkelijk stapelbaar zijn. Op de archiefdoos kan de inhoud geschreven worden voor het gemakkelijk terugvinden van documenten.
Wil je advies of meer weten over hoe je het beste een archief in kunt richten? Neem dan contact met ons op via nummer 085-0160140 of via het contactformulier. Wij helpen jou graag.
