Veilig Printen met een Kyocera Taskalfa
Follow-Me Printing, AVG-proof printen
In een tijdperk waarin gegevensbescherming een prioriteit is geworden, speelt veilig printen een cruciale rol in het beschermen van vertrouwelijke informatie. Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die strenge eisen stelt aan de verwerking van persoonlijke gegevens, moeten organisaties zich bewust zijn van de risico's die gepaard gaan met printen en documentbeheer. Gelukkig biedt Follow-Me Printing in combinatie met Printmanagementsoftware een effectieve oplossing die voldoet aan de AVG-vereisten en tegelijkertijd de efficiëntie en beveiliging verbetert.
Follow-Me Printing is een geavanceerde technologie die gebruikers in staat stelt om documenten naar een virtuele wachtrij te sturen en vervolgens vrijwel overal te kunnen afdrukken. In plaats van een document naar een specifieke printer te sturen, wordt het bestand opgeslagen in een beveiligde wachtrij totdat de gebruiker inlogt bij een printer of multifunctional om het document daadwerkelijk te printen. Dit biedt niet alleen flexibiliteit, maar ook verbeterde beveiliging en voorkomt dat gevoelige documenten niet onbeheerd achterblijven op de uitvoerlade van een printer of kopieerapparaat.
Hoe draagt Follow-Me Printing bij aan de naleving van de AVG? Allereerst minimaliseert het de kans op onbedoeld afdrukken van gevoelige informatie. Met traditioneel printen is het risico groter dat vertrouwelijke documenten onbeheerd achterblijven op de printer, wat een inbreuk op de privacy kan veroorzaken. Met Follow-Me Printing wordt afdrukken pas gestart nadat de gebruiker zich fysiek bij de printer heeft geïdentificeerd, waardoor ongeautoriseerde toegang tot documenten wordt voorkomen.
Bovendien biedt Printmanagementsoftware extra lagen van beveiliging en controle. Door middel van geavanceerde authenticatiemethoden, zoals gebruikersnaam/wachtwoordcombinaties of identificatie via dongles, toegangspasjes, vingerprint of NFC via een smartphone, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben. Daarnaast kunnen afdrukken en scans gemonitord en gemanaged worden, zodat exacte rapportage mogelijk is bij de verwerking van privacy gevoelige documenten.
Extra functies en voordelen van Follow me print software
Follow me printing software biedt veel meer functionaliteiten die bedrijfsprocessen verbeteren of kunnen leiden tot een significante besparing.
Printermanagement
- Print quota's en limieten
- Inzicht afdrukken en instellingen per afdeling, project of klant
- Regels instellen voor afdrukken (zwart wit ipv kleur, dubbelzijdig printen etc)
- Rapportages en zichtbaarheid
- Online registratie voor betalen per afdruk
- Betalen per afdruk refund management
- Besparen op het milieu door minder verbruik van papier en toner
- Verminderen van onnodig printen Identificeren van inefficiënties en het optimaliseren van printprocessen
Eenvoudiger printen
- Find me printing, vind overal je afdruktaak, waar dan ook binnen het netwerk
- Print je afdruk op iedere beschikbare printer vanuit één algemene wachtrij
- Printen vanaf alle bekende tablet en mobiele besturingsystemen BYOD printing
- Print eenvoudig vanaf zelfmeegebrachte apparaten
- Lage toner waarschuwingen
Scannen en digitaliseren
- One click scannen naar cloud (Dropbox, OneDrive,Google Drive etc)
- Sneltoetsen met scan voorkeursinstellingen
- Scannen naar email of bestand OCR scannen PDF/A ondersteuning
- Integratie met veel gebruikte software systemen als Scannen naar Afas en Exact bijvoorbeeld
- Beheren toegang tot bestanden en mappen Rapportages
Maatwerk
In veel gevallen is maatwerk voor het direct scannen naar applicaties mogelijk. Denk daarbij aan het direct toevoegen van pdf’s aan CRM of ERP software, direct aan het juiste dossier of klantenkaart in één handeling. Voeg ID bewijzen, ingescande documenten toe aan een dossier, klantenkaart of administratie. Bekende CRM of ERP systemen waar rechtstreeks naartoe gescand kan worden zijn AFAS, Exact, Snelstart, Unit4, Oracle, SAP etc.
Kyocera Follow Me Printing oplossingen:
PaperCut
Kyocera MyQ
Kyocera MyQ Roger (SAAS online service)
Kyocera Cloud Print and Scan
Print&Follow SE (HyPAS)
Bekijk ook de
Kyocera Taskalfa kopieermachines waar je Follow Me Print software op kunt installeren.
Heb je vragen of wil je een persoonlijk gesprek? Bel dan naar het nummer
085-0160140 of neem contact op via
info@prooffice.nl
