Vergaderen en overleggen, wat heb je nodig?
Vergaderingen bieden de gelegenheid om belangrijke informatie te delen tussen teamleden en afdelingen. Het is een moment waarop informatie kan worden uitgewisseld, strategieën kunnen worden bedacht en taken verdeeld. Ieder bedrijf vergadert op een andere wijze, en hoe je vergadert is belangrijk bij het bepalen van de inrichting van jouw vergaderruimte, en de materialen die je gebruikt tijdens de vergadering.
Hoe vergader jij?
Heb je vaak grotere vergaderingen met veel mensen? Duren de vergaderingen lang of zijn ze kort maar krachtig? Zijn je besprekingen persoonlijk of maak je veel gebruik van online vergaderen? Is er gevoelige informatie die besproken moet worden of is de werkplek te rumoerig en heb je een stille ruimte nodig zoals een akoestische belcel?
Allemaal vragen waar je over na moet denken bij het inrichten van je vergaderruimte.
Hieronder belichten we kort de belangrijkste artikelen die je volgens ons nodig hebt om prettig en effectief te kunnen vergaderen.
Vergadertafel
Essentieel in iedere vergaderruimte is een vergadertafel. Welke vergadertafel het beste past bij een bedrijf is afhankelijk van hoe de tafel gebruikt wordt en met hoeveel mensen. Het formaat van de vergaderruimte waar de vergader tafel komt te staan is natuurlijk ook belangrijk bij de keuze voor juiste tafel. Er zijn verschillende formaten en vormen vergadertafels.
Ronde vergadertafel
Een ronde tafel wordt vaak gekozen voor wat kleinere vergaderingen met een persoonlijk karakter.
Ovale vergadertafel
Een ovale vergadertafel biedt wat meer ruimte en is met zijn organische vorm wat vriendelijker als een rechthoekige tafel.
Deens ovale vergadertafel
Een Deens ovale tafel wordt ook steeds populairder. Deens ovaal heeft de vorm van een ton, dus eigenlijk een ovale tafel waarbij de lange zijdes iets rechter zijn.
Rechthoekige vergadertafel
Een rechthoekige vergadertafel is perfect voor formele vergaderingen en presentaties. Het rechthoekige blad biedt voldoende ruimte voor meerdere deelnemers en apparatuur, zoals laptops en projectoren. Ze zijn een populaire keuze voor directiekamers en grote vergaderruimtes. Natuurlijk vind je bij Pro Office zeer vele verschillende afmetingen en stijlen.
Vergaderstoelen
Vergaderstoelen zijn tijdens een vergadering onmisbaar. Bij vergaderingen waar je lang moet zitten wil je een comfortabele stoel. Bijvoorbeeld een vergaderstoel met armleuningen en een zachte stoffering. Wil je de vergaderstoelen ook weer makkelijk op kunnen ruimen na een vergadering, dan kun je kiezen stapelbare vergaderstoelen. Ook klapstoelen zijn dan een goede mogelijkheid, maar vaak zitten deze niet comfortabel genoeg voor een lange vergadering. Vergaderstoelen zijn er natuurlijk in vele stijlen, kleuren en uitvoeringen.
Zowel in vergadertafels als vergaderstoelen zie je de trend dat de stijl steeds huiselijker wordt. Steeds meer bedrijven kiezen voor een gezellig sfeer in hun bedrijfsruimtes met houten tafels en comfortabele vergaderstoelen.
Akoestische belcel
Wanneer je geen aparte vergaderruimte beschikbaar hebt en toch rustig wilt kunnen vergaderen met een klein gezelschap, dan is een akoestische vergadercabine een perfecte oplossing. De vergadercabine is voorzien van akoestisch dempend materiaal en kan geleverd worden in verschillende uitvoeringen en afmetingen. Van een belhokje waar je met twee personen rustig kunt overleggen tot een grote vergadercabine die ruimte genoeg heeft voor een vergadertafel voor 12 personen.
Online vergaderen
Online vergaderen, het is een manier van vergaderen die wint aan populariteit. En niet zonder reden. Medewerkers gaan steeds vaker thuiswerken, en met de technologische oplossingen vergader je online met het gevoel dat je met de online mensen in dezelfde ruimte zit. Software voor videoconferenties zoals Zoom en Microsoft Teams maken dit mogelijk in combinatie met goede conferentieapparatuur. Webcams, microfoons en speakers zijn hierbij belangrijk voor goede kwaliteit van beeld en geluid. Ook een scherm of projector is hierbij onmisbaar zodat iedereen betrokken wordt bij het overleg.
Natuurlijk zijn er nog veel meer kantoorartikelen die je tijdens een vergadering kunt gebruiken zoals een whiteboard, een flipover of ander presentatiemateriaal. Al deze artikelen bestel je eenvoudig bij Pro Office
Heb je hulp nodig bij het inrichten van je vergaderruimte of wil je advies over een vergadertafel? Bel dan naar het nummer 085-0160140 of neem contact op via het contactformulier.
Veelgestelde vragen over de vergaderruimte
Hoe bepaal ik de juiste vergadertafel voor onze ruimte?
Bij het kiezen van een vergadertafel is het belangrijk om rekening te houden met de grootte van de ruimte, het aantal deelnemers en de gewenste opstelling. Ovale of ronde tafels bevorderen interactie, terwijl rechthoekige tafels geschikt zijn voor formele settings. Bij beperkte ruimte kunnen klaptafels een praktische oplossing bieden.
Welke technologieën zijn essentieel voor moderne vergaderingen?
Voor moderne vergaderingen zijn audiovisuele hulpmiddelen zoals projectoren of schermen, videoconferentieapparatuur en betrouwbare internetverbindingen belangrijk. Deze technologieën ondersteunen zowel fysieke als hybride vergaderingen en zorgen voor effectieve communicatie.
Hoe zorg ik voor een goede akoestiek in de vergaderruimte?
Een goede akoestiek kan worden bereikt door het gebruik van geluidsabsorberende materialen zoals tapijten, gordijnen en akoestische panelen. Daarnaast kunnen akoestische meubels of vergadercabines helpen om geluidsoverlast te verminderen en de verstaanbaarheid te verbeteren.
Hoe kan ik onze vergaderruimte flexibel inrichten voor verschillende soorten bijeenkomsten?
Flexibiliteit kan worden bereikt door modulair meubilair te gebruiken, zoals verrijdbare tafels en stapelbare stoelen. Hierdoor kan de ruimte eenvoudig worden aangepast aan verschillende groepsgroottes en vergadervormen.
Wat zijn de voordelen van een vergadercabine in een open kantoorruimte?
Een vergadercabine biedt een afgesloten en geluidsarme ruimte binnen een open kantooromgeving, waardoor vertrouwelijke gesprekken kunnen plaatsvinden zonder afleiding. Het draagt bij aan privacy en concentratie, zowel voor de deelnemers als voor de overige medewerkers.
