Geplaatst op 11-3-2019 door ProOffice
Het beschermen van persoonsgegevens is erg actueel. De AVG privacy wetgeving heeft behoorlijke gevolgen voor het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens. Hoewel de meeste aandacht naar digitale fraude gaat, moet je ook met papieren documenten voorzichtig zijn. Jouw papieren bevatten meer waardevolle informatie dan je in eerste instantie denkt. Daarom is een goede papiervernietiger belangrijk om je belangrijke documenten veilig te vernietigen. Voorkomen is beter dan genezen.
Waar moet je op letten als je een papierversnipperaar wil kopen?
Stel jezelf de volgende vragen:
1. Wil je een papierversnipperaar voor thuis kopen of een papierversnipperaar voor kantoor?
2. Hoe wil je de vellen invoeren? Wil je een shredder met een handinvoer of zoek je een automatische papierversnipperaar waar je meerdere vellen ineens in een automatische invoer kunt plaatsen?
1. Hoe vertrouwelijk is de informatie die je wil vernietigen?
2. Hoeveel vellen papier wil je tegelijk vernietigen?
3. Welke materialen moet de machine kunnen (mee) vernietigen?
4. Hoe groot moet de opvangbak zijn?
5. Wil je een vernietiger die onderhoudsvrij is of één die je zelf moet oliën?
6. Wil je een shredder met fijnstof filter of staat de machine in een afgesloten ruimte?
7. Wat is de minimale invoerbreedte?
8. Moet aan de AVG privacy wetgeving worden voldaan?
Ga naar de papierversnipperaars en vink je wensen aan. Jij vindt dan de papiervernietiger die bij je past!
1. Hoe vertrouwelijk is de informatie die op je document staat?
Om aan te geven hoe veilig het papier wordt verwerkt zijn papier vernietigers voorzien van een DIN-veiligheidsnormering, zoals bijvoorbeeld 'P7'. De letter staat voor het materiaal, in dit geval papier. Het cijfer staat voor de grootte van het vernietigde materiaal – en dus de mate van veiligheid – in dit geval maximaal 5 mm². Een papiervernietiger met een P1- classificering is dus het minst geschikt voor geheime documenten, terwijl een P7 het meest adequaat is om vertrouwelijke informatie te vernietigen.
De DIN 66399 norm deelt de vernietiging van documenten in zeven klassen in:
Klasse 1: Papiervernietiger P1 : Algemene documenten. = 2000 mm² (of: stroken van =12 mm breed)
Klasse 2: Papiervernietiger P2 : Interne documenten. = 800 mm² (of: stroken van =6 mm breed)
Klasse 3: Papiervernietiger P3 : Vertrouwelijke documenten. = 320 mm² (of: stroken van =2 mm breed)
Papierversnipperaars vanaf klasse P4 zijn geschikt voor het AVG proof vernietigen van documenten.
Klasse 4: Papierversnipperaar P4 : Zeer vertrouwelijke documenten. = 160 mm² (max. 6 mm breed)
Klasse 5: Papierversnipperaar P5 : Geheime documenten. = 30 mm² (max. 2 mm breed)
Klasse 6: Papierversnipperaar P6 : Zeer geheime documenten. = 10 mm² (max. 1 mm breed)
Klasse 7: Papierversnipperaar P7 : Hoogst geheime documenten. = 5 mm² (max. 1 mm breed)
Kortom, niet elke papierversnipperaar vernietigt papier tot hetzelfde formaat. Een shredder met de norm P1 en P2 maakt bijvoorbeeld stroken, P3 en P4 snippers en wordt het vanaf P5 haast microscopisch klein. Elke norm heeft zo zijn eigen voor- en nadelen:
Een papierversnipperaar met klasse P1 of P2 is ideaal voor normale bescherming. Het materiaal wordt snel versnipperd en de machine heeft over het algemeen vrijwel geen onderhoud nodig. Daar staat tegenover dat het niet geschikt is voor vertrouwelijke informatie, want de stroken zijn nog goed leesbaar en daardoor eenvoudig te reconstrueren. Bovendien is het restmateriaal volumineus. Wie zijn keuze voor een papiervernietiger vooral van de prijs af laat hangen kan zijn hart ophalen, want in principe geldt: hoe groter het restmateriaal, hoe goedkoper de papierversnipperaar.
Voor de meeste bedrijven is een papierversnipperaar met klasse P3 of P4 veilig genoeg. De schaduwzijde is dat je maar een beperkt aantal minuten achter elkaar kunt shredden en dat de machine minder snel werkt dan een papierversnipperaar met een lagere klasse. De messen of snijwalsen hebben nu wel wat meer onderhoud nodig. Het scheelt als je eens in de zoveel tijd geolied papier door de shredder laat gaan.
Papiervernietigers met klasse P5 en hoger zijn door de hoge mate van veiligheid voor het ‘echte’ werk. De fijne tot zeer fijne snippers zijn onleesbaar, wat reconstructie vrijwel onmogelijk maakt. Hoe kleiner het restmateriaal, hoe compacter. Je hoeft dus minder vaak de opvangzak of -bak te verwisselen. Je moet wel wat meer geduld hebben. De machine moet immers harder werken om het papier kleiner te vernietigen. Niet alleen kun je minder vellen tegelijk invoeren, je kunt ook minder lang achter elkaar papier shredden.
Dus: hoe vertrouwelijk is de informatie die je wil vernietigen? Hoe lager de zogenaamde DIN waarde van de shredder, hoe gemakkelijker het vernietigde materiaal kan worden gereproduceerd. P1 is misschien wel het goedkoopst, maar het is bepaald niet geschikt voor zeer vertrouwelijke data. Het is net zo logisch als het klinkt: hoe hoger de DIN-waarde, hoe kleiner het restmateriaal, en dus hoe veiliger.
2. Hoe groot/breed is het materiaal dat je wil vernietigen?
Als je wil voorkomen dat je moet prutsen om het papier überhaupt in de machine te krijgen, is het handig als de invoer breed genoeg is. Niet elke machine heeft dezelfde invoerbreedte! Het aanbod ligt doorgaans tussen de 220 mm – 450 mm.
3. Hoeveel wil je tegelijk vernietigen?
Tenzij je wel heel erg kickt op papiervernietiging gaat het 1 voor 1 invoeren van je documenten wel erg ver. In de artikelomschrijving en in de zoekfilter kun je jouw gewenste doorvoercapaciteit aangeven.
4. Hoe groot moet de opvangbak zijn?
Deze vraag is vooral praktisch: hoe vaak wil je de opvangbak legen? Hoe groter de bak, hoe minder vaak het zal moeten. En hoe hoger de DIN-norm, hoe kleiner het restmateriaal. Het doet er dus nogal toe hoeveel personen de machine zullen gaan gebruiken.
5. Waar wil je de papiervernietiger plaatsen?
Als je de papiervernietiger in het kantoor wil, kun je kiezen voor een vernietiger met een fijnstoffilter om de luchtkwaliteit gezond te houden. De Dahle papiervernietigers uit de Cleantec serie hebben een fijnstoffilter aan boord voor betere luchtkwaliteit. Daarnaast is het handig om het geluid dat de machine produceert onder de loep te nemen. Dahle papiervernietigers hebben over het algemeen een stille werking, maar dan nog kan een shredder die in gebruik is door jou of je collega's als storend worden ervaren, welke papierversnipperaar je ook kiest.
6. Wil je behalve papier ook ander materiaal vernietigen?
Veel papier versnipperaars vernietigen naast papier ook ander materiaal zoals cd's, paperclips, magnetische gegevensdragers zoals ID-kaarten, elektronische gegevensdragers zoals chipkaarten, microfilm en zelfs harde schijven. Dankzij de eerder genoemde DIN-normen kun je gemakkelijk zien of en hoe klein een papiervernietiger ook andere materialen vernietigt:
P – Informatieweergave in origineel formaat, bijvoorbeeld papier, films, drukwerk
O – Informatieweergave op optische gegevensdragers, bijvoorbeeld cd’s, dvd’s
T – Informatieweergave op magnetische gegevensdragers, bijvoorbeeld ID-kaarten
E – Informatieweergave op elektronische gegevensdragers, bijvoorbeeld chipkaarten
F – Informatieweergave verkleind, bijvoorbeeld microfilms, folie
H – Informatieweergave op harde schijven met magnetische gegevensdragers
Samengevat:
Papierversnipperaar met stroken = sneller, maar minder veilig
Papierversnipperaar met snippers = veilig en doordat snippers meer inklinken is de papierbak minder snel vol. Voor de meeste bedrijven die aan wetgeving in de CAO moeten voldoen is een P5 papierversnipperaar of een hoger veiligheidsniveau vereist.
Papiervernietiger met microsnippers = het veiligst, maar kan over het algemeen geen ander materiaal aan. Dit zijn papiervernietigers met veiligheidsniveau P7.
Wat is de beste papierversnipperaar?
De keuze voor een papier shredder is van veel factoren afhankelijk, dus daar is eigenlijk geen eenduidig antwoord op te geven. Over het algemeen kunnen we stellen dat een papierversnipperaar voor een klein kantoor met een veiligheidsniveau vanaf P3 goed genoeg is. Deze is voorzien van stalen walsen met een gegarandeerd lange levensduur die nooit geolied hoeven te worden en waarmee je naast papier ook cd's, creditcards, film en paperclips kunt vernietigen. Bovendien is de stille shredder voorzien van Cleantec, zodat er geen fijnstof vrijkomt bij het papier versnipperen.
Uiteindelijk gaat het erom in hoeverre je het veilig verwerken van gegevens serieus neemt. Je kunt wel beknibbelen op de prijs, maar vergeet niet waarom je überhaupt een papiervernietiger zoékt. Je kunt je papier in de versnipperaar gooien zodat je ruimte bespaart, maar in de eerste plaats wil je dat bepaalde gegevens veilig worden vernietigd, toch?
