Geplaatst op 4-4-2018 door ProOffice
AVG wetgeving op kantoor
Vanaf mei 2018 is de General Data Protection Regulation (GDPR) wet in werking. Deze privacywetgeving, die in Nederland bekend staat als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geldt in de hele Europese Unie.
De AVG zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten en dwingt organisaties tot flink meer verantwoordelijkheden met betrekking tot het beschermen van hun klantengegevens.
Sterker nog, als bedrijven en organisaties de regels niet naleven kunnen zij gestraft worden met boetes tot 20 miljoen euro. En ja, dat geldt ook voor kleine mkb'ers en zzp'ers die persoonsgegevens verwerken.
Persoonsgegevens moeten zorgvuldig worden verkregen, opgeslagen en vernietigd - en dit moet allemaal kunnen worden aangetoond!
In het kort betekent dit dat bedrijven op drie punten technische en organisatorische maatregelen moeten treffen:
• Er moet een register met alle verwerkingen worden bijgehouden, waarin onder andere moet staan waarom je bepaalde persoonsgegevens hebt, hoe je daaraan bent gekomen en wat je ermee van plan bent;
• Er moet een gegevensbeschermingsbeleid worden opgesteld en gehandhaafd;
• Er moet gezorgd worden voor beveiliging van alle (digitale) persoonsgegevens.
Het meeste werk zal je zelf moeten doen, maar we kunnen je wellicht een klein beetje op weg helpen:
Archiefkasten
De persoonsgegevens van klanten mogen natuurlijk niet zomaar door iedereen worden ingezien. Door je archief veilig in een archiefkast, het liefst een metalen kast, achter slot en grendel te bewaren laat je zien dat je er alles aan doet om hun privacy te respecteren en veilig te stellen.
Papierversnipperaar
De AVG verplicht je dus dat persoonsgegevens niet alleen zorgvuldig moeten worden verkregen en opgeslagen. Ze moeten ook zorgvuldig worden vernietigd. Documenten die niet meer nodig zijn doe je niet zomaar bij het oud papier: op die manier zijn alle gegevens immers nog te zien. Je doet er beter aan om deze documenten discreet weg te werken met een papierversnipperaar, of nog liever een papiervernietiger. Hoe kleiner het restmateriaal, hoe veiliger. Wees je ervan bewust dat je bij een eventuele audit moet kunnen verklaren waarom je voor een bepaalde manier van archiefvernietiging hebt gekozen. Een papierversnipperaar met veiligheidsniveau P2 is bepaald niet veilig, maar met een papiervernietiger vanaf P5 weet je zeker dat je op verantwoorde wijze persoonsgegevens verwijdert. Waar moet je op letten als je een papierversnipperaar wil kopen? Lees daarvoor ons blog.
Follow me printing
Met follow me printing wordt de afdrukrij vastgehouden op de printer of kopieermachine. Door in te loggen met een code, dongle, pasje of mobiele telefoon met NFC, krijg je toegang tot de je printopdracht en kun je de opdracht printen. Zo blijven er geen afdrukken met persoonsgebonden gegevens achter bij de kopieermachine. Ook is er een duidelijke registratie wie, wanneer en waarheen geprint is. Met follow me print kun je volgens de AVG wetgeving veilig printen. Lees meer over follow-me printing of bekijk de kopieermachines die kunnen worden uitgerust met follow me print.
Meer informatie
De AVG / GDPR wetgeving is veel uitgebreider en ingewikkelder dan hier beschreven. Hier vind je de AVG wet in een notendop. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je alles over de AVG wet lezen. Op Wikipedia wordt deze privacy wetgeving ook redelijk helder uitgelegd. Weet je zeker dat je alles hebt geregeld voor de nieuwe Europese privacywet, of wil je juist weten wat je nog moet doen? Doe dan de AVG regelhulp. Hiermee kun je precies zien welke acties je nog moet ondernemen om helemaal AVG-proof te zijn.
